מדיניות פרטיות

1. מי אנחנו

HopeFlow היא מערכת מקוונת לניהול חוזי בנייה, כתבי כמויות, חשבונות חלקיים, פקודות שינוי והוצאות ("השירות"), באתר hopeflow.co.il. המדיניות חלה גם על האתר הציבורי — עמודי המידע, הסרטונים, המדריכים וטופס ההרשמה.

מפעיל השירות: היג׳א וואיל, עוסק מורשה 033511551, כאוכב אבו אלהיג׳א, ת.ד. 644, מיקוד 2018500 ("HopeFlow", "אנחנו"). לכל שאלה או בקשה בנושא פרטיות: waeling20@outlook.co.il.

מדיניות זו מתארת איזה מידע נאסף, לשם מה, עם מי הוא משותף, כמה זמן הוא נשמר, ואילו זכויות עומדות לכם. היא חלק מתנאי השימוש.

2. של מי המידע

• המידע העסקי שהלקוח מזין לשירות — פרויקטים, חוזים, כתבי כמויות, חשבונות, הוצאות, הזמנות רכש, ליקויים ומסירות, פרטי קבלנים, ספקים, עובדים ורוכשי דירות, וקבצים — שייך ללקוח. לגבי מידע זה הלקוח הוא בעל השליטה במאגר, ו-HopeFlow מחזיקה ומעבדת אותו מטעמו, לשם מתן השירות בלבד.
• לגבי פרטי המשתמשים עצמם, פרטי מי שנרשם באתר, ופרטי ההתקשרות והחיוב של הלקוח — HopeFlow היא בעלת השליטה.
• הלקוח אחראי לכך שיש לו בסיס חוקי להזין לשירות מידע אישי על אחרים, ושהוא מיידע אותם על כך ככל שהדין מחייב.

3. איזה מידע נאסף

• פרטי הרשמה באתר: שם מלא, טלפון ודוא"ל (חובה), ושם החברה ותחום העיסוק (רשות). הפרטים נשמרים מרגע שליחת הטופס — גם אם ההרשמה לא הושלמה.
• קוד אימות: לכתובת הדוא"ל נשלח קוד חד-פעמי, התקף 15 דקות. הקוד נשמר רק בצורה מוצפנת חד-כיוונית.
• פנייה מטופס "צור קשר": שם, טלפון, דוא"ל (רשות) וההודעה — נשלחים בדוא"ל לצוות שלנו כדי שנחזור אליכם, ואינם נשמרים במערכת.
• פרטי משתמש: שם, דוא"ל, טלפון, תפקיד בארגון, וחתימה דיגיטלית אם הועלתה.
• פרטי הארגון: שם העסק, ח.פ., כתובת, טלפון, דוא"ל, לוגו וחתימת החברה.
• תוכן עסקי שהלקוח מזין, כמפורט בסעיף 2 — כולל פרטים של קבלנים, ספקים ועובדים: שם, ח.פ. או ת.ז., טלפון, פרטי חשבון בנק ועלות מעביד.
• במודול המסירות (כשהוא פתוח לחשבון): פרטי רוכשי דירות — שם, ת.ז., טלפון ודוא"ל; חתימות שנחתמו על המסך בפרוטוקול מסירה; פרטי נציגות ועד הבית; ודיווחים ותמונות שרוכש שולח דרך הקישור האישי שקיבל מהלקוח.
• קבצים שמועלים: חוזים סרוקים, חשבוניות, הצעות מחיר, חישובי כמויות, תעודות משלוח, דוחות בודק ומודד, מפרטי מכר ותמונות.
• מידע טכני ויומנים: כתובת IP, סוג הדפדפן, זמני כניסה, ויומן פעולות במערכת (מי שינה מה ומתי). אישור תנאי השימוש נשמר עם מועדו, גרסת התנאים וכתובת ה-IP.
• מכשירים מורשים: לכל מחשב וטלפון שנכנסו לחשבון — סוג המכשיר, הדפדפן ומערכת ההפעלה, מועד הרישום והכניסה האחרונה, ומי נכנס ממנו לאחרונה. אין גישה לחומרה, למיקום או לתוכן המכשיר.
• מידע לאבטחה: הסיסמה נשמרת מוצפנת באופן חד-כיווני ואינה גלויה לאיש; אם הופעל אימות דו-שלבי — מפתח האימות.
• פרטי מנוי וחיוב: תקופת ניסיון, מנוי, מחיר מוסכם ותשלומים.

4. עוגיות ואחסון בדפדפן

השירות משתמש בעוגיות הכרחיות בלבד. אין בו עוגיות פרסום, כלי ניתוח (אנליטיקס) או מעקב של צדדים שלישיים:

• עוגיית כניסה — שומרת אתכם מחוברים. נמחקת ביציאה.
• עוגיית מכשיר — מזהה אקראי קבוע (עד 400 יום, מתחדש בכל כניסה), שמאפשר לזהות מחשב או טלפון שכבר הורשה לחשבון. מחיקת העוגיות גורמת לכך שהמכשיר ייחשב מכשיר חדש.
• עוגיית הפרויקט הפעיל — העדפת תצוגה בלבד.
• עוגייה זמנית לשלב האימות הדו-שלבי (דקות ספורות).
• עוגיית תמיכה — רק אצל צוות HopeFlow, בזמן כניסת תמיכה שהלקוח אישר.
• אחסון בדפדפן: העדפות הדפסה של דוחות, ומזהה המשתמש והארגון המחוברים — כדי להזהיר כשבאותו דפדפן נכנסו בינתיים לחשבון אחר.

5. לשם מה משתמשים במידע

• מתן השירות והפעלתו: חישוב חשבונות, הפקת דוחות ומסמכים, שמירת קבצים.
• הרשמה וזיהוי: שליחת קוד אימות, פתיחת החשבון והכניסה אליו.
• יצירת קשר עם מי שנרשם — בטלפון, בוואטסאפ או בדוא"ל — בעניין ההרשמה, החשבון, תחילת העבודה ותקופת הניסיון.
• אבטחה: זיהוי משתמשים, מניעת גישה לא מורשית, יומן פעולות, הודעות אבטחה לבעל החשבון (שינוי סיסמה, אימות דו-שלבי), והתראות לצוות שלנו על ניסיונות פריצה ותקלות.
• אכיפת הרישיון: הגבלת הכניסה למכשירים המורשים לחשבון.
• תמיכה: מענה לפניות, ובאישור הלקוח בלבד — כניסה לחשבון לצורך תמיכה (סעיף 9).
• הודעות הנדרשות לשירות: הזמנות למשתמשים, איפוס סיסמה, והודעות על המנוי ועל תקופת הניסיון.
• ניהול ההתקשרות והחיוב מול הלקוח, וקיום חובות לפי דין.

איננו מוכרים מידע, איננו משתמשים בתוכן העסקי של הלקוח לפרסום, ואיננו שולחים דברי פרסומת בלי הסכמה מפורשת.

6. עם מי המידע משותף

המידע נשמר אצל ספקי שירות שמפעילים עבורנו את התשתית, ורק במידה הנדרשת למתן השירות:

• אירוח השרת — Railway, בשרתים באירופה (הולנד).
• מסד הנתונים והקבצים — Supabase, בשרתים בבריטניה (לונדון).
• שליחת דואר אלקטרוני — Resend, בשרתים באירלנד.
• ניהול שמות מתחם (DNS) — Cloudflare.
• דואר הצוות שלנו — Google (Gmail): התראות על הרשמה חדשה, על חשבון שננעל ועל תקלות, ופניות בדוא"ל.
• עותקי גיבוי של מסד הנתונים — אחסון ענן של Microsoft (OneDrive), בחשבון מוגן של מפעיל השירות.
• שיתוף מסך לתמיכה — Google Chrome Remote Desktop, רק כשהמשתמש בוחר בכך ומוסר קוד חד-פעמי.
• WhatsApp (Meta) — רק כשהמשתמש בוחר לפנות אלינו בוואטסאפ, או כשאנחנו שולחים לו הודעה בעניין החשבון.

מעבר לכך, מידע יימסר רק אם הדין מחייב זאת (למשל צו של בית משפט), או לשם הגנה על זכויותינו בהליך משפטי.

7. העברת מידע אל מחוץ לישראל

המידע נשמר בשרתים באירופה (הולנד, אירלנד) ובבריטניה, ובשירותים של Google, Microsoft ו-Cloudflare שעשויים לשמור מידע גם בארצות הברית. ההעברה נעשית לפי תקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), ובכפוף להתחייבויות הספקים לשמירה על המידע. בשימוש בשירות אתם מסכימים להעברה זו.

8. אבטחת המידע

• הפרדה מלאה בין לקוחות, הנאכפת בשרת בכל פעולה; הרשאות לפי תפקיד ולפי פרויקט.
• תקשורת מוצפנת (HTTPS), ומידע מוצפן גם באחסון אצל ספק המסד.
• סיסמאות מוצפנות, נעילה אחרי ניסיונות כושלים, ואפשרות לאימות דו-שלבי.
• גיבוי יומי, יומן פעולות, והתראה לצוות שלנו על תקלות וניסיונות חשודים.

אף מערכת אינה חסינה לחלוטין. אם יתגלה אירוע אבטחה שפוגע במידע — נודיע ללקוחות הנוגעים בדבר ולרשות להגנת הפרטיות, ככל שהדין מחייב.

9. גישת התמיכה לחשבון

צוות HopeFlow אינו נכנס לחשבון של לקוח בלי אישור. בעלים או מנהל בארגון פותח גישה מההגדרות, לזמן קצוב, לצפייה בלבד כברירת מחדל. כל כניסה נרשמת ביומן שהלקוח רואה, והלקוח יכול לנתק אותה בכל רגע. בשיתוף מסך (סעיף 6) אנחנו רואים את כל מה שמוצג במחשב שלכם, ולא רק את HopeFlow — ולכן כדאי לסגור לפני כן חלונות שאינם נוגעים לעניין.

10. כמה זמן נשמר המידע

• כל עוד החשבון פעיל — המידע נשמר.
• לקוח שמסיים את השימוש: המידע שלו נשמר 90 יום, כדי לאפשר חזרה או ייצוא, ולאחר מכן נמחק.
• חשבון שתקופת הניסיון שלו הסתיימה בלי מנוי: המידע נשמר עד 90 יום מתום הניסיון, ולאחר מכן אנו רשאים למחוק אותו.
• פרטי מי שנרשם באתר ולא השלים את ההרשמה: נשמרים עד 6 חודשים, ולאחר מכן נמחקים.
• עותקים בגיבויים נמחקים במחזור הגיבוי, תוך 30 יום נוספים לכל היותר.
• יומני אבטחה ופעולות נשמרים עד 24 חודשים, לצורכי אבטחה ובירור.
• מידע שחובה לשמור לפי דין (למשל רשומות חיוב) — יישמר לתקופה הנדרשת.

11. הזכויות שלכם

• לעיין במידע עליכם המוחזק בשירות, ולבקש לתקן מידע שגוי, לא שלם או לא מעודכן (סעיפים 13–14 לחוק הגנת הפרטיות).
• לבקש את מחיקת המידע, בכפוף לחובות שמירה לפי דין.
• לבקש ייצוא של המידע של הארגון.

בקשות יש לשלוח ל-waeling20@outlook.co.il. נשיב בתוך 30 יום. בקשה שנוגעת למידע שלקוח הזין (למשל פרטי קבלן) — נעביר ללקוח, שהוא בעל השליטה במידע.

12. קטינים

השירות מיועד לעסקים ולאנשים מעל גיל 18, ואינו מיועד לקטינים.

13. שינויים במדיניות

ייתכן שנעדכן מדיניות זו. הנוסח המעודכן יפורסם באתר, עם תאריך העדכון. על שינוי מהותי נודיע ללקוחות בדוא"ל או בהודעה בשירות, 14 יום לפחות לפני כניסתו לתוקף.

14. יצירת קשר

היג׳א וואיל, עוסק מורשה 033511551 · כאוכב אבו אלהיג׳א, ת.ד. 644, מיקוד 2018500 · waeling20@outlook.co.il · hopeflow.co.il